| Tekoäly tekee tämän jo luotettavasti | Tekoäly ei tee tätä – tai ei saa tehdä |
|---|---|
| Lukee valokuvatun kuitin ja ehdottaa kululajin | Ei hyväksy kirjausta lopullisesti – kirjanpitäjä vahvistaa sen |
| Koodaa ostolaskun otsikko- ja rivitiedot automaattisesti | Ei tunnista poikkeuksellista, epäselvää laskua ilman ihmisen tarkistusta |
| Kohdistaa ostoreskontraa ja tiliotteita keskenään | Ei ota vastuuta kirjanpidon oikeellisuudesta – vastuu pysyy yrityksellä ja kirjanpitäjällä |
| Liputtaa poikkeamat tarkistettavaksi | Ei osaa sanoa, milloin se itse on väärässä – virheellinen ehdotus näyttää yhtä varmalta kuin oikea |
| Vastaa kysymyksiin jo kirjatusta datasta (“mitkä laskut ovat auki?”) | Ei korvaa kirjanpitäjän harkintaa tulkinnanvaraisissa tilanteissa |
| Automatisoi toistuvia, sääntöpohjaisia kirjauksia | Ei tee itse päätöstä siitä, mikä sääntö kuuluu ottaa käyttöön |
Vasemman puolen tehtävät ovat niitä, joissa tekoäly nopeuttaa työtä ilman että kukaan kyseenalaistaa lopputulosta – kuittien lukeminen ja laskujen koodaus toimivat nykyisin niin hyvin, että ne ovat oletusarvo uusissa kirjanpito-ohjelmissa. Oikean puolen kohdat eivät ole teknisiä rajoituksia, jotka poistuvat seuraavassa ohjelmistopäivityksessä – ne ovat siitä kiinni, kuka kantaa vastuun kirjanpidon oikeellisuudesta, ja se pysyy ihmisellä riippumatta siitä, kuinka hyväksi ohjelmisto kehittyy.
Korvaako tekoäly kirjanpitäjän?
Ei. Suomen Taloushallintoliiton oma kanta on suora: “Tekoäly ei suinkaan korvaa kirjanpitäjää, vaan pikemminkin nostaa hänet jalustalle.” Perustelu on käytännöllinen, ei periaatteellinen – liiton mukaan tekoäly ei toimi ilman osaavaa päätöksentekijää, ja kirjanpitäjän pitää hyväksyä tekoälyn tuottamat ratkaisut ennen kuin ne ovat lopullisia. Käytännössä tekoäly hoitaa mekaanisen, toistuvan osan työstä – kuittien lukemisen, laskujen koodaamisen, tiliotteiden täsmäytyksen – ja jättää kirjanpitäjälle sen osan, joka vaatii harkintaa: onko kirjaus oikein tulkittu, onko poikkeus perusteltu, ja mitä tehdä silloin, kun ohjelmisto ei osaa ratkaista tapausta yksiselitteisesti.
Tämä on Taloushallintoliiton oma näkemys siitä, mihin suuntaan ammatti on muuttumassa: pois mekaanisesta näppäilystä kohti asiantuntijuutta ja neuvontaa. Se ei ole tae siitä, ettei yksittäinen työtehtävä voisi automatisoitua kokonaan – mutta se tarkoittaa, että kirjanpitäjän rooli kirjanpidon oikeellisuuden takaajana ei ole katoamassa vain siksi, että ohjelmisto osaa lukea kuitin.
Konkreettisia esimerkkejä siitä, missä harkinta yhä ratkaisee: onko kuitilla oleva osto yksityinen vai yrityksen, kun kululaji ei ole itsestään selvä; mitä arvonlisäverokantaa sovelletaan tilanteessa, jossa tuote tai palvelu on rajatapaus; miten käsitellään työntekijän luontoisetu, joka ei noudata mitään aiemmin nähtyä kaavaa; tai mitä tehdä, kun sama kuitti näyttää kahdesti eri lähteestä. Näissä tilanteissa tekoäly voi ehdottaa jotain, mutta ehdotus on vain lähtökohta – lopullinen tulkinta vaatii kirjanpitäjän, joka tuntee kyseisen yrityksen tilanteen, ei vain yleistä sääntöä.
Miten kirjanpitäjän työnkuva muuttuu käytännössä
Taloushallintoliiton oma kuvaus – tekoäly “automatisoi mekaanisia työtehtäviä” ja siirtää painopisteen “asiantuntijuuteen ja konsultointiin” – tarkoittaa käytännössä sitä, että kirjanpitäjän päivästä katoaa yksittäisten kuittien ja laskujen käsinsyöttö, ja tilalle tulee enemmän aikaa asioille, joihin ohjelmisto ei osaa vastata: onko asiakkaan valitsema yhtiömuoto edelleen paras vaihtoehto, kannattaako tietty kuluerä jaksottaa toisin, tai mitä poikkeuksellinen liiketoimi tarkoittaa verotuksen kannalta. Tämä ei ole ennuste tulevasta, vaan liiton oma kuvaus siitä, mihin suuntaan työ on jo muuttumassa – ei tae siitä, ettei yksittäinen, kapea työtehtävä voisi joskus automatisoitua kokonaan.
Saako tositteita syöttää tekoälyyn?
Kyllä, ja tässä ei ole periaatteellista estettä – nykyiset kirjanpito-ohjelmat on rakennettu juuri tähän. Kuitit, laskut ja tiliotteet ovat kuitenkin usein henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja: niissä voi olla nimiä, osoitteita, ja joskus kululuokan kautta myös arkaluonteista tietoa (esimerkiksi terveyteen liittyviä kuluja). Sama GDPR-vastuu koskee tositteiden käsittelyä tekoälyllä kuin mitä tahansa muutakin henkilötietojen käsittelyä: yritys on rekisterinpitäjä, käsittelylle pitää olla peruste, ja rekisteröidyn oikeudet pitää pystyä toteuttamaan. Tämä on käyty tarkemmin läpi sivulla tekoäly ja tietosuoja – sama analyysi koskee tositteita, ei vain esimerkiksi asiakaspalveluviestejä.
Käytännön kannalta oleellisempaa on, mihin tosite päätyy: kirjanpito-ohjelman sisäänrakennettu tekoälyominaisuus (Procountor, Netvisor, Fennoa) käsittelee tositteen osana samaa järjestelmää, johon kirjanpitoaineisto muutenkin tallentuu, eikä sitä yleensä syötetä erilliseen, yleiskäyttöiseen tekoälychatiin. Jos harkitset tositteen syöttämistä yleiskäyttöiseen chatiin (esimerkiksi kysyäksesi neuvoa kirjauksesta), poista tai peitä tunnistetiedot ensin, tai käytä ohjelmiston omaa, tarkoitukseen rakennettua toimintoa sen sijaan.
Tarkistuslista ennen kuin otat käyttöön kirjanpito-ohjelman tekoälyominaisuuden
- Onko ominaisuus osa jo käytössä olevaa kirjanpito-ohjelmaa, vai erillinen, ulkopuolinen palvelu, johon aineisto pitäisi siirtää erikseen?
- Hyväksyykö kirjanpitäjä edelleen jokaisen tekoälyn ehdottaman kirjauksen, vai onko ominaisuus asetettu kirjaamaan täysin automaattisesti ilman tarkistusta?
- Tietääkö kirjanpitäjä, mitä tehdä silloin, kun ehdotus vaikuttaa väärältä – onko poikkeuksien käsittelylle sovittu käytäntö?
- Onko käyty läpi, mihin syötetty aineisto tallentuu ja kuinka pitkään?
- Jos ohjelmiston valmistaja ilmoittaa uudesta tekoälyominaisuudesta, onko varmistettu suoraan valmistajan omalta sivulta, että ominaisuus on jo yleisesti käytössä eikä vasta ilmoitettu tulevana – tämä koskee erityisesti ominaisuuksia, joita markkinoidaan “tulossa”-maininnalla.
Miksi tekoäly toimii juuri pilvipalveluna toimivassa taloushallinnossa
Kaikki tällä sivulla mainitut ohjelmistot – Procountor, Netvisor, Fennoa ja Talenomin Easor – ovat pilvipalveluita: kirjanpitoaineisto, laskut ja tiliotteet ovat samassa, selainpohjaisessa järjestelmässä koko ajan, ei erillisissä paikallisissa tiedostoissa tai sähköpostiliitteissä. Juuri tämä on syy, miksi tekoälyominaisuudet toimivat näissä järjestelmissä hyvin: kun kuitti, lasku ja tiliote ovat kaikki jo samassa paikassa, tekoäly voi yhdistää ne toisiinsa ja ehdottaa kirjausta ilman, että kukaan siirtää tietoa käsin järjestelmästä toiseen. Perinteisessä, paikallisesti asennetussa kirjanpito-ohjelmassa tai irrallisissa Excel-taulukoissa sama automaatio olisi paljon vaikeampi toteuttaa, koska lähtötiedot eivät ole valmiiksi yhdessä, koneluettavassa paikassa.
Tämä on myös käytännön syy, miksi pk-yrityksen kannattaa arvioida taloushallinnon pilvipalvelun valintaa kokonaisuutena, ei pelkän tekoälyominaisuuden perusteella: katso pilvipalvelut yleisemmästä näkökulmasta, mitä pilvitallennukselta kannattaa vaatia riippumatta siitä, käytetäänkö sitä kirjanpitoon vai mihin tahansa muuhun. Jos taloushallinto on vielä paikallisesti asennetun ohjelmiston tai irrallisten taulukkolaskentatiedostojen varassa, tekoälyominaisuuksien hyöty jää käytännössä saamatta ennen kuin aineisto on ensin siirretty yhteen, pilvipohjaiseen järjestelmään – tässä mielessä pilvipalveluun siirtyminen on usein edellytys, ei vaihtoehto, tekoälyn hyödyntämiselle kirjanpidossa.
Mitkä ohjelmat käyttävät tekoälyä?
Kaikki suurimmat suomalaiset taloushallinnon ohjelmistot markkinoivat tekoälyä osana tuotettaan, mutta ominaisuudet eroavat:
- Procountor (Finago): valokuvatun kuitin lukeva ja kululajin ehdottava ominaisuus; “Procountor Junior” koodaa ostolaskut automaattisesti otsikko- ja rivitasolla, ja se sisältyy kaikkiin Finagon Procountor-paketteihin; “Ask”-avustaja vastaa luonnollisella kielellä kysymyksiin yrityksen omasta, jo kirjatusta datasta (esimerkiksi avoimista ostolaskuista tai myynnin trendeistä) tekstinä, taulukkoina tai kaavioina.
- Netvisor (Visma): moni yritys saa ostolaskujen kohdistuksen hoidettua kokonaan automaattisesti tekoälyn avulla, ja maksujen seuranta toimii taustalla tekoälypohjaisesti; järjestelmä pystyy täsmäyttämään ostoreskontraa ja tiliotteita automaattisesti ja liputtaa poikkeamat tarkistettavaksi. Netvisor on myös ilmoittanut tuovansa Netvisor Controlleriin “AI Insights” -nimisen avustajan – tätä ei kannata olettaa vielä yleisesti käytössä olevaksi ominaisuudeksi, vaan tarkistaa suoraan Netvisorin omalta sivulta, onko se juuri nyt saatavilla omalla tilillä.
- Fennoa (Talenomin omistama): markkinoi automaatiota ja tekoälyä sisäänrakennettuna osana ohjelmistoa, ei erillisenä lisäosana.
- Talenomin oma ohjelmistobrändi “Easor”: osto- ja myyntilaskut liikkuvat, koodautuvat ja arkistoituvat automaattisesti, ja reaaliaikainen taloustilanne on nähtävissä suoraan selaimessa.
Kaikki neljä kuvaavat tekoälyn nimenomaan olemassa olevan ohjelmiston sisäänrakennettuna ominaisuutena, ei erillisenä ostettavana lisäpalveluna – tämä on tärkeä ero verrattuna esimerkiksi yleiskäyttöisiin tekoälychatteihin, joita voisi periaatteessa käyttää samaan tarkoitukseen ilman valmista integraatiota kirjanpitoaineistoon.
Mitä tämä tarkoittaa pk-yritykselle käytännössä?
Jos käytät jo jotakin yllä mainituista ohjelmistoista, tekoälyominaisuudet ovat todennäköisesti käytössäsi valmiiksi tai yhdellä asetusmuutoksella – niitä ei tarvitse hankkia erikseen. Jos harkitset ohjelmiston vaihtoa, tekoälyominaisuuksien laajuus voi olla yksi peruste valita niiden välillä, mutta ei ainoa: kysy myös, kuka lopulta hyväksyy kirjaukset, ja miten poikkeustapaukset käsitellään. Laajemmin siitä, mistä muusta pk-yrityksen kannattaa aloittaa tekoälyn hyödyntäminen kirjanpidon ulkopuolella, katso tekoäly yrityksille. Jos taloushallinto on ulkoistettu tilitoimistolle, kannattaa kysyä suoraan tilitoimistolta, mitä yllä listatuista ominaisuuksista on jo käytössä teidän kirjanpidossanne – moni tilitoimisto on ottanut nämä käyttöön asiakkaan puolesta ilman erillistä mainintaa.
Kolme kysymystä, jotka kannattaa esittää omalle tilitoimistolle tai kirjanpitäjälle:
- Mitkä yllä olevan taulukon tehtävistä hoidetaan jo automaattisesti meidän kirjanpidossamme, ja mitkä eivät?
- Kuka meidän tilillämme lopulta hyväksyy tekoälyn ehdottamat kirjaukset – onko se nimetty henkilö vai automaattinen prosessi?
- Jos tekoäly ehdottaa väärän kululajin tai jättää jotain huomaamatta, miten virhe huomataan ja korjataan meidän sopimuksessamme?
Vastaukset kertovat enemmän siitä, kuinka luotettavasti tekoäly toimii juuri sinun kirjanpidossasi, kuin mikään yleinen vertailu ohjelmistojen välillä voisi kertoa – sama ohjelmisto voi olla käytössä kahdella tilitoimistolla hyvin eri tavoin asetettuna.